Quando ouvi falar sobre automação de marketing pela primeira vez, estava executando programas para geração de demanda para uma empresa de pesquisas econômicas. Um ano após sua implementação, a automação de marketing havia poupado 1.832 horas de toda a equipe — o equivalente a um funcionário de tempo integral.

Para ajudá-lo a se situar, antes eu trabalhava com vendas, onde aprendi sobre a importância de desenvolver um relacionamento com o seu público, através de materiais educativos e divertidos, ao invés partir imediatamente para uma venda direta.

Mas partir para uma campanha mais leve também significava que muitos leads estavam cada vez menos “prontos” para serem entregues à equipe de vendas, levando a uma negativa por parte de meus antigos colegas da equipe de vendas. Desenvolvemos uma classificação básica de leads, para que a equipe de vendas pudesse distinguir os leads qualificados dos desqualificados, e treinamos a equipe de vendas para utilizar efetivamente as ferramentas de automação de vendas, identificando os leads desejados e fornecendo feedback para a equipe de marketing.

Porém, após uma promoção particularmente bem sucedida, nos defrontamos com uma faca de dois gumes: mais leads do que poderíamos classificar com precisão, utilizando nosso sistema na época. Foi quando a automação de marketing apareceu em meu radar. Eis como ela poupou uma quantidade significativa de horas de minha equipe:

Remoção de duplicatas. Atualizar os leads de eventos, webinars e sistemas externos era uma tremenda dor de cabeça. Levávamos oito horas (ou mais) após cada webinar, só para remover os registros duplicados ou atualizar os existentes. Com uma automação de marketing avançada, isso pode ser feito em minutos.

Auto responders. Isso fez os leads sentirem como se tivéssemos confirmado suas solicitações individualmente — independentemente de quantos leads tivéssemos.

Roteamento automático de leads. Com milhares de leads retidos da equipe de vendas em estado de desenvolvimento e centenas a mais todos os dias, eu precisava de automação para poupar o meu tempo e de meus colegas, melhor gasto em trabalho criativo.

Entregabilidade dos e-mails. Precisei de uma plataforma para melhorar o desempenho da lista e monitorar o engajamento de cada lead. Antes, contava apenas com ferramentas limitadas disponíveis em diversos sistemas separados.

Integração perfeita com os dados de vendas. Isso garante que as atividades e campanhas corretas permaneçam atualizadas tanto nas plataformas de vendas, como nas de marketing.

Relatórios de funis de venda. Costumava fazer os relatórios manualmente no Excel — o que é muito demorado e propenso a erros. Com a automação de marketing gerando esses relatórios, minha equipe agora possui a visibilidade necessária dos dados sobre os funis de venda.

A seguir, nos aprofundaremos nas três maiores conquistas da automação de marketing: remoção de duplicatas, auto-responders e roteamento automático de leads.

Primeira conquista da automação de marketing: Remoção de duplicatas

Remover os registros duplicados em seu banco de dados é uma tarefa chave de otimização de dados. Isso ajuda a focar sua equipe de vendas, ao mesmo tempo em que garante que as interações com os leads sejam registradas adequadamente. Por exemplo, eu e um de meus colegas costumávamos desperdiçar horas verificando e removendo registros de webinar duplicados. Se deixássemos passar um registro duplicado, frequentemente aborrecíamos o vendedor responsável pelo lead original ou perdíamos a chance de qualificar um prospecto promissor.

Assim que adotamos a automação de marketing, simplesmente alimentamos o sistema com nossas planilhas, completando todo o trabalho em minutos. Como estávamos apresentando dois webinars por mês, geralmente com 800 participantes cada, essa é uma óbvia economia de ao menos 16 horas por mês, ou seja, 12 meses x 16 horas = 192 horas por ano, só com duplicidade em webinars. Também poupei quatro horas para cada um dos 20 eventos ao vivo apresentados por mim, economizando 80 horas por ano.

Resumindo, a habilidade de remoção de duplicatas economizou 272 horas por ano para a empresa.

Segunda conquista da automação de marketing: Auto-responders

Muitos produtos de software-as-a-service (SaaS) e de conteúdo premium oferecem períodos de avaliação gratuita para construir o funil e a lista de e-mail. O desafio para os marqueteiros é separar o joio do trigo. Defendo que cada consulta legítima receba uma resposta. Mesmo que o lead não seja qualificado, acredito que sua primeira experiência deve ser excelente. Você nunca sabe quem estará em condições de comprar daqui cinco anos.

Antes de empregar a automação de marketing, eu tinha que revisar toda a minha fila regional de e-mails e minha fila regional de avaliações, para classificar até 100 solicitações por dia. Mesmo com modelos e uma mentalidade experiente em vendas, eu facilmente gastava 10 horas por semana classificando e roteando e-mails e registros. Agora multiplique isso por dois outros gerentes e teremos 30 horas por semana (30 x 52 semanas = 1.560 horas por ano — quase um funcionário de tempo integral!). Claro, um estagiário poderia fazer isso — se tivéssemos um. Mas porque alguém faria isso quando pode utilizar a automação de marketing?

Criei uma série de workflows baseados nos códigos da campanha, regras territoriais e campanhas de vendas para fazerem o seguinte:

Enviar uma resposta automática com mais detalhes sobre o produto em questão, solicitando gentilmente que respondessem se estavam realmente interessados. Estudantes receberam uma resposta especial, já os spammers não receberam nada.

Rotear os leads recebidos baseado em fatores de prioridade, tais como endereços de e-mail reais, produto, localização e se solicitaram uma ligação. Isso é importante! Sempre certifique-se de que as pessoas ainda possam solicitar uma ligação direta, para que o lead possa ser qualificado mais rapidamente. E sempre analise os leads para evitar ignorar um lead promissor.

Usar a pontuação de leads para ajudar a classificá-los por atividade e na qualificação do público alvo.

Configurar isso levou alguns dias e testes, mas ganhei 1.560 horas de volta a cada ano e 10 horas por semana para cada um de nós três. O que sua equipe poderia fazer com mais 30 horas disponíveis por semana?

Terceira conquista da automação de marketing: Roteamento automático de leads

Se você possuir um banco de dados dimensionável de prospectos e clientes, poderá ser difícil identificar leads engajados ou prontos para comprar. Com um sistema de automação de marketing você pode pontuar, classificar e rotear os prospectos engajados com seu conteúdo. Com a automação de marketing você pode, então, enviar os leads mais promissores (aqueles engajados e pertencentes ao seu público alvo) para a equipe de vendas como leads qualificados pelo marketing.

Por que isso é importante? De acordo com a pesquisa CSO Insight 2011, os vendedores relataram que gastam 24% de seu tempo pesquisando leads e 41% vendendo. Se classificar os leads de acordo com critérios pré-determinados, você reduz o tempo que sua equipe de vendas leva para contatar mais leads qualificados.

Ao fim de nosso primeiro ano utilizando automação de marketing, a solução economizou 1.832 horas de toda minha equipe — ou, como já mencionei, o equivalente a funcionário de tempo integral. Dúvidas sobre como a automação de marketing pode poupar seu tempo? Deixe-as nos comentários abaixo.

  • Thiago Carvalho

    Quando for usar certos termos, escreva seu significado. As veze tem pessoas leigas no assunto tentando entender o texto!